IT-Spezialist*in (m/w/d) für Dokumentenmanagement und CAFM
Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
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Sie sind die zentrale Fachkraft für die digitale Dokumentation und Dateninfrastruktur im Gebäudemanagement. Ihre Arbeit ist entscheidend dafür, dass alle Gebäude- und Anlagendaten sicher, übersichtlich, qualitativ hochwertig und rechtssicher verwaltet werden - von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung. Sie übernehmen die fachliche und technische Verantwortung für die zentralen Systeme zur Gebäude- und Dokumentenverwaltung (z.B. DMS, ECM, CAFM, BIM...) und gestalten die digitale Zukunft des Gebäudemanagements aktiv mit. Dabei arbeiten Sie an der Schnittstelle zwischen Technik, Prozessen und Nutzern. Sie schaffen Ordnung in der digitalen Welt: Sie entwickeln, etablieren und überwachen verbindliche Standards für die Benennung, Ablage und Berechtigungen von Dokumenten und Daten. Dazu gehören die Definition von Taxonomien, Metadaten und Berechtigungsmodellen - mit dem Ziel, dass alle Informationen schnell, sicher und nachvollziehbar zugänglich sind. Sie führen Digitalisierungsprojekte mit Fokus auf Qualität und Sicherheit: Sie leiten die Überführung alter, papierbasierter Bestände in digitale Systeme. Dazu gehören Planung, Ressourcensteuerung, Risikomanagement, Test- und Abnahmeverfahren sowie die Umsetzung von Cutover Phasen. Sie bereiten die Daten auf - durch Bereinigung von Dubletten, Versionen und fehlerhaften Einträgen sowie Verschlagwortung/Metadaten Mapping - und sorgen für eine reibungslose Migration. Sie sind verantwortlich für zentrale IT-Systeme: Als verlässliche Fachkraft für DMS und CAFM übernehmen Sie die technische und fachliche Betreuung der Systeme. Dazu gehört die Koordination von Schnittstellen, die Steuerung externer Dienstleister und die Sicherstellung der Systemstabilität und Sicherheit. Sie gewährleisten Datenqualität und Rechtssicherheit: Sie definieren Qualitätskriterien und KPIs, richten QS Prozesse ein, prüfen regelmäßig die Qualität der Daten und erstellen Nachweise und Berichte. Sie stellen sicher, dass alle Daten gemäß gesetzlichen Vorgaben (z. B. Archivrecht, DSGVO, Betreiberpflichten) revisionssicher aufbewahrt und nachweisbar sind - auch im Fall von Audits oder Prüfungen. Sie übersetzen Gesetze und Vorgaben in praktische Prozesse: Sie übersetzen rechtliche und interne Anforderungen in klare Arbeitsabläufe. Dazu gehören die Festlegung von Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung von Revisionssicherheit und die Vorbereitung auf externe Prüfungen. Sie beraten, schulen und stärken das Wissen im Team: Sie unterstützen Fachabteilungen bei komplexen Anfragen (2nd Level Support), konzipieren und führen Schulungen durch und fördern die Entwicklung von Power User Strukturen. Sie dokumentieren Fachwissen (Wissensmanagement) und tragen so zur langfristigen Nachhaltigkeit bei. Sie können entsprechend eigener Kenntnisse und Erfahrungen Ideen einbringen, um die Tätigkeit effizient und bedarfsgerecht zu gestalten und an zukünftige Anforderungen anzupassen.